Remplacer Excel pour gérer ses bénévoles

Ce qui coince

Chez Bear-It et WoofMTL, les quarts de bénévoles se réglaient dans un groupe Messenger ou Telegram, et les inscriptions passaient par des Google Forms. Ça marche au début. Puis les problèmes arrivent.

• Les inscriptions aux quarts se perdent dans le fil de discussion.
• Quelqu'un recopie les réponses des formulaires à la main dans un tableau.
• On découvre la veille, ou le jour même, qu'un poste n'a personne.
• Il faut confirmer et rappeler chaque bénévole un par un.

Un fichier Excel partagé ne règle pas grand-chose. Il faut encore le tenir à jour, et vite, plusieurs versions circulent.

Quand un outil existant suffit

Si vous avez un événement par an, une vingtaine de bénévoles et pas de quarts à répartir, gardez un Google Form, Zeffy ou Bénévalibre. Un outil sur mesure ne vaut pas la dépense pour ça.

Avant de vous proposer quoi que ce soit, je regarde si un logiciel existant fait déjà le travail.

Ce qu'un outil change

Pour Bear-It et WoofMTL, j'ai fait une seule app, chacune à ses couleurs. Les bénévoles posent leur candidature et choisissent leurs quarts eux-mêmes, sans passer par un admin. Ils reçoivent un rappel la veille. L'équipe voit le planning et les postes à combler d'un coup d'œil.

Gestion du bénévolatLes inscriptions et les horaires des bénévoles de Bear-It et de WoofMTL.Lire l'étude de cas

Les membres aussi peuvent sortir du tableur. À WoofMTL, l'espace membres sert à la porte et à la caisse des soirées, depuis le téléphone des admins. Chaque membre a sa carte sur son téléphone.

WoofMTLL'espace membres et les cartes de membre de l'association.Lire l'étude de cas

Ce que ça coûte

Un outil d'inscriptions (un formulaire, une liste, des courriels) démarre à 5 000 $*. Un outil pour les membres ou les bénévoles, avec des comptes et des rôles, démarre à 8 000 $*. L'entretien démarre à 100 $* par mois et comprend l'hébergement.

Pour un OBNL du Canada, je baisse ces prix de 15 %.